Un ERP ? Le couteau suisse pour gérer ma boite…

Bon, s’il y a un article à lire sur ce blog c’est bien celui-là : je pense que le logiciel de gestion est l’outil le plus structurant et efficace à mettre en place au démarrage.

Par structurant, j’entends, qui va vous aider à avoir une démarche professionnelle dans votre processus commercial, le maintien d’une bonne relation avec vos partenaires, le suivi de vos informations financières sans trop de prise de tête !

Souvent lorsque l’on entend ERP (Enterprise Ressource Planning pour les intimes), on a peur de l’usine à gaz ! Et c’est bien normal pour qui s’est frotté à SAP ou d’autres mastodontes du même acabit dans une multinationale ayant tellement de budget que, payer 1500€ la journée un consultant pour qu’il importe une liste de prospect dans l’outil, n’est qu’une peccadille…

En 2011, l’une de mes premières décisions en tant que chef d’entreprise (chef de moi-même en l’occurence 😉 ), a été de rechercher et de choisir, l’outil de gestion qui allait m’accompagner pendant des années (et qui m’accompagne encore aujourd’hui…).

Après quelques essais, les deux meilleures solutions à l’époque (évidement d’après mes propres considérations en terme de fonctionnalités et caractéristiques), étaient OpenERP (qui s’est renommé Odoo par la suite) et Dolibarr (qui s’appelle toujours Dolibarr 😉 ).

Mon choix s’est rapidement porté sur Dolibarr pour plusieurs raisons, la principale étant que le développement de Dolibarr est porté par une association française sous licence GPL (cf introduction) tandis que celui d’OpenERP était dirigé par une entreprise commerciale (TynyERP). La deuxième raison est qu’il est développé sur la plateforme LAMP (Linux Apache MySQL PHP) qui, sans rentrer dans les détails techniques, rend son déploiement sur un hébergement mutualisé tout à fait simple et accessible financièrement. A oui, j’ai oublié de préciser qu’il est français !

Aujourd’hui, vous trouverez d’autres alternatives à Dolibarr pour gérer librement votre boite mais, comme c’est celui que je connais le mieux, c’est lui qui va nous accompagner pour illustrer cet article. Je vous recommande pourtant de tester le plus possible les solutions existantes avant d’entériner votre choix. Framasoft liste ici plus d’une dizaine de solutions : https://framalibre.org/tags/erp

Évidemment, je ne parlerai pas ici des solutions « gratuites » qui peuvent avoir leur intérêt pour vous, si l’aspect financier est votre seul problématique, car elle représente, souvent, un risque d’être un jour captif de la solution. Il y a des précédents de solutions qui, au fil des versions, se sont vu perdre des fonctionnalités qui étaient dans la version gratuite, au profit de la version « premium » payante. Si la fonctionnalité était pour vous indispensable, vous vous retrouvez dans l’obligation de payer ou de changer de crèmerie (parfois avec un coût prohibitif ou un délai considérable…). Mon conseil : restez libre, même en mode SAAS (software as a service : la solution est disponible alors en tant qu’abonnement en mode cloud), un logiciel libre et ouvert comme Dolibarr vous permettra, toujours, d’avoir accès à vos données en les sauvegardant, en les exportant. Cette possibilité sera d’un grand secours si vous choisissez de changer d’hébergeur.

Comme je suis (un peu) orienté, je vous recommande évidemment Dolibarr pour sa simplicité de prise en main, sa couverture fonctionnelle et ses capacités d’évolution. La communauté est aussi très active et sympathique (faites un tour sur le forum pour vous en convaincre). Vous trouverez plus d’information concernant l’association Dolibarr ICI.

Si vous êtes dans le domaine Agricole ou viticole, alors un coup d’œil à Ekylibre, un autre produit français, mais l’installation de la version communautaire du produit n’est pas si facile et j’ai l’impression que l’on pousse, un peu trop peut-être, au cloud, sans solution alternative…

Axelor est aussi français mais géré par une entreprise commerciale donc j’émets les même réserve que pour Odoo.

La Gestion de la relation client (CRM)

C’est la partie que l’on confie généralement assez facilement à un tableur lorsque l’on démarre… Erreur fatale ! Lorsque l’activité commence à se développer, il est plus complexe de changer d’outil et l’on se retrouve noyé sous les tableurs, à copier/coller des lignes entre le fichier prospect et le fichier client, à saisir des devis dans libre office sans réelle cohérence de prix (voire même avec des erreurs de calcul sur les totaux de TVA et autres subtilité…).

Avec un ERP, votre prospect est un objet stocké dans la base de données du logiciel, que vous allez pouvoir améliorer au fur et à mesure (en ajoutant des numéros de téléphone, des contacts, des infos sur les échanges que vous avez eu au téléphone avec lui).

Chaque devis, sera alors relié à ce prospect et vous pourrez facilement naviguer de l’un à l’autre au gré des liens présentés dans les écrans.

Le jour viendra, je l’espère pour vous, où ce prospect deviendra un client et alors, c’est d’une simple modification sur sa fiche que vous le ferez évoluer.

Grâce aux écrans de recherche, vous retrouverez très facilement ce que vous recherchez…

Fiche prospect dans Dolibarr :

Mes produits et services ? Bien rangés dans la BDD :

Une étape importante à franchir lorsque vient de créer son activité, c’est de déterminer ses prix… Parfois on tâtonne un peu avant de bien se positionner et la conservation dans un tableur est vite lourdingue… Dans un ERP, l’historique de vos actions est conservé (c’est pour le RGPD en plus ça …). Il vous est facile de voir les propositions commerciales que vous avez faites sur un prix ou sur un autre et comparer les taux de conversion et la marge globale par exemple.

Avec une base produits / services bien construite, contenant l’ensemble de vos prix de vente (puis de vos prix d’achat quand vous gérerez les fournisseurs) cela devient très facile et rapide de construire un devis (je mets en général 5 à 10 minutes à le faire aujourd’hui… et vous?).

Une autre force des ERP, est de venir avec des modèles tout prêts à l’emploi qui seront juste agrémentés de vos Logos et informations et auront une allure tout à fait professionnelle… Vous pourrez toujours, quand votre trésorerie le permettra, faire réaliser de jolis modèles avec votre charte graphique. De mon côté, aucun modèle spécifique depuis 2011 : et vous savez quoi ? Cela ne m’empêche pas du tout d’avoir des clients :-).

A oui, au fait, vous savez gérer vos codes barres avec un tableur ?

Extrait d’une fiche produit dans Dolibarr avec code barre (gestion de stock, étiquetage) :

Mon premier devis ? Un jeu d’enfant … ou presque

Avec des Tiers (prospects/clients) d’un côté et des produits de l’autre, il devient facile de créer un devis en mettant les deux en relation…

Le préalable est évidemment d’avoir correctement renseigné votre fiche prospect et les fiches produits avec les tarifs que vous souhaitez pratiquer ainsi que les taxes (taux de TVA) applicable.

Sous Dolibarr, quelques minutes suffisent pour obtenir un PDF qui peut être directement envoyé par mail ou par courrier dans une enveloppe à fenêtre car l’adresse est au bon endroit (on pense à tout chez Doli…).

Exemple de PDF généré lors de la création d’un devis sous Dolibarr :

Des devis c’est bien… des factures c’est mieux !

Si un jour on m’avait prédit que j’allais aimer les factures…

Évidemment je parle ici des factures clients !

Si vous avez bien travaillé commercialement, cela va forcément payer un jour (sauf peut-être si vous essayez de vendre des logiciels libres… quoique, on ne sait jamais…). Lorsque nos prix sont correctement positionnés, que nous faisons une prospection régulière, nous transformons statistiquement une partie de nos devis en vente ou prestation de services.

La facture, qu’elle soit faite avant règlement ou après (si votre client vous envoie un chèque à la commande par exemple), doit répondre à un certain nombre d’exigences légale. N’étant pas juriste, je vous recommande de bien vous renseigner auprès de professionnels, votre expert comptable sera de bons conseils.

L’association Dolibarr, suit en permanence les évolutions réglementaires, cf encadré.

Un de point fort de l’ERP, c’est de penser à tout pour vous… Si vous privilégiez les règlements par virement bancaire, vous pouvez faire en sorte que le RIB du compte courant de votre structure, soit intégré en bas, à côté du montant à régler. Vous recevrez encore probablement quelques chèques, mais, vous pourrez rapidement le constater, beaucoup moins.

Attention : l’inversion de contrôle concernant les prélèvements bancaires suite à l’harmonisation internationale récente (SEPA), fait qu’un créancier peut prélever sur votre compte bancaire à la simple présentation de votre IBAN… De nombreuses fraudes sont donc à déplorer (avant, l’autorisation de prélèvement était obligatoire et empêchait cela). Certaine banque proposent la « liste blanche » sur laquelle vous positionner les créanciers ayant le droit de prélever sur votre compte… cela peut mener à des impayés si vous oubliez d’y positionner un vrai créancier.

RIB intégré au PDF de facture dans Dolibarr :

Bon ok c’est bien tout ça mais ça rentre ou bien ?

Un jour où l’autre, il est clair que la trésorerie est le nerf de la guerre ! Il est donc très important de suivre sa trésorerie et de mettre en place, le plus simplement possible, un suivi des règlements de ses factures clients.

C’est un de mes écrans préférés dans Dolibarr : le tableau de bord de la facturation. En un seul coup d’œil, j’embrasse l’encours client (et fournisseur si vous saisissez la facturation fournisseur) et je sais l’argent qui est dehors, celui qui ne devrait pas tarder, les clients qui sont en retard et que je dois relancer…

Extrait du tableau de bord « Facturation / Paiement » :

Si vous avez correctement paramétré l’envoi d’email, que vos fiches clients sont correctement renseignées avec l’email de ceux-ci et que vous suivez bien les règlements de vos clients en les saisissant quotidiennement, vous pouvez alors automatiser les relances par email avec un modèle que vous pourrez personnaliser…

Quel gain de temps ! Il ne vous restera à traiter manuellement que les quelques clients récalcitrants (j’espère pas trop) qui ne réagiront pas tout de suite.

Et si tout ça pouvait se faire sans moi…

Le Graal du e-commerce est de vendre, sur une plateforme en ligne, des produits immatériels ou l’accès à des contenus numériques, payable uniquement par carte bancaire ou prélèvement.

Beaucoup de systèmes tiers (Stripe, Paypal,…) permettent déjà de gérer les règlements automatiques ou manuels par ces moyens de paiements de vos clients.

Cependant, on peut aller plus loin avec l’ERP. Pour ma plateforme Ma Gestion Cloud, j’utilise Stripe. Dolibarr intègre nativement un module de paiement sur cette plateforme. Par ailleurs, Dolibarr intègre le concept de facture modèle afin de préparer, valider et envoyer les factures aux clients abonnés (pour l’envoi automatique un module externe supplémentaire est nécessaire).

Donc je peux partir en vacances sans me soucier de la facturation, des règlements et même des relances ! Heureusement car à 9€HT par mois, vous imaginez le travail si cela devait être fait à la main ?

Bon soyons un peu sérieux, il y a beaucoup d’autres choses à faire et vous ne deviendrez pas rentier avec cela, mais vous pourrez vous concentrez sur votre métier et ce que vous aimez faire.