Les tableurs, ces fidèles compagnons des entrepreneurs, ont longtemps été la solution préférée pour gérer leurs données. Mais dans un monde où la technologie évolue rapidement, il est temps de laisser de côté ces feuilles de calcul encombrantes et de passer à un outil plus puissant et intelligent : l’ERP (Enterprise Resource Planning). Mais attendez, ne pensez pas que les ERP sont réservés aux grandes entreprises ! Les petites structures peuvent également en tirer d’énormes avantages. Découvrons pourquoi.
Chez Aplose, nous sommes PreferedPartner de l’association Dolibarr France. A ce titre, je présente toujours l’ERP comme un Excel Killer… L’adopter, c’est diminuer de 80 à 90% le besoin de l’utilisation d’un tableur. Celui-ci redevient alors ce pourquoi il est génial : fournir un outil de prototypage et de présentation de données rapide mais pas un logiciel clé de l’entreprise.
1. La fin des cauchemars de la gestion des données
Si vous avez déjà passé des heures à jongler avec des tableaux Excel complexes, vous savez à quel point cela peut être frustrant. Les ERP éliminent ces cauchemars en centralisant toutes vos données dans une seule et même plateforme. Fini les fichiers dispersés sur votre ordinateur, les mises à jour manuelles fastidieuses et les risques d’erreurs humaines. Tout est sous contrôle, en temps réel.
A titre d’exemple, chez un fournisseur d’électricité alternative (ils se reconnaîtront 😉 ), j’ai amené Dolibarr pour gérer la facturation il y a quelques années. À l’époque, le tableur était notamment utilisé pour générer des numéros de facture unique (alors qu’il s’agit d’un outil mono-utilisateur) en utilisant un fichier présent sur un cloud partagé par tous. La montée en puissance a imposé un changement d’optique et l’adoption de l’ERP indispensable.
2. Gain de temps et d’efficacité
Les ERP automatisent de nombreuses tâches, ce qui vous permet de gagner un temps précieux. Plus besoin de saisir manuellement les données ou de jongler avec les formules Excel. Votre ERP s’occupe de tout, de la gestion des stocks à la facturation en passant par la gestion des commandes. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des tâches plus stratégiques pour votre entreprise.
Le premier impact de l’adoption de Dolibarr chez un client, est la gestion du fichier client. Ensuite, c’est la gestion de la grille tarifaire des produits et services (vendus et achetés) afin de pouvoir réaliser en quelques minutes un devis professionnel à envoyer au prospect. En un clic ou deux, il est simple de le transformer en bon de commande ou en facture. Les briques suivantes s’ajoutent au fur et à mesure de l’adoption grandissante du produit au sein de l’entreprise.
3. Visibilité totale sur vos opérations
Avec un ERP, vous avez une vue d’ensemble complète de votre entreprise. Vous pouvez suivre vos ventes, vos dépenses, vos stocks et bien plus encore en temps réel. Cette visibilité vous permet de prendre des décisions éclairées et de mieux anticiper les besoins de votre entreprise.
En plus des outils de data-visualisation nativement intégrés dans Dolibarr, il est possible d’ajouter des extensions rajoutant des vues supplémentaire. Les données étant dans une base de données libre, on reste propriétaire de ses données (contrairement aux logiciels propriétaires) et on peut les exporter afin de les injecter dan un outil adéquat (ElasticSearch ou autre…) et même les connecter directement.
4. Adapté aux petites structures
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les ERP ne sont pas réservés aux géants de l’industrie. De nombreuses solutions ERP sont spécialement conçues pour les petites entreprises, avec des fonctionnalités adaptées à leurs besoins et à leur budget. Vous pouvez ainsi commencer petit et faire évoluer votre système au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise.
Sur notre solution Ma Gestion Cloud, nous proposons un ERP Libre (Dolibarr) et la majeure partie de nos clients sont des petites structures, voire des entreprises unipersonnelles. L’éventail va de la grosse administration Française à la micro-entreprise.
5. Collaboration facilitée
Avec un ERP, la collaboration au sein de votre équipe est simplifiée. Plus besoin d’envoyer des fichiers Excel par e-mail et de jongler avec les versions. Tout le monde peut accéder aux mêmes données en temps réel, ce qui améliore la communication et la prise de décisions collectives.
Dans Dolibarr, l’activation du module calendrier permet de suivre tous les évènements se déroulant le long de la vie de l’entreprise comme les rdv, les envois d’email, etc… La communication en interne mais aussi avec les partenaires s’en trouve grandement simplifiée. Les modèles d’email vont aussi permettre de standardiser, professionnaliser la communication et accélérer celle-ci. Aujourd’hui, je suis capable de préparer et d’envoyer un devis simple à un propect qui n’était pas encore enregistré en moins de 2 minutes… et vous ?
En résumé, les ERP sont bien plus qu’un simple remplacement des tableurs. Ils sont des outils puissants qui peuvent transformer la manière dont votre petite entreprise gère ses opérations. Alors, dites adieu aux frustrations des tableurs et explorez les possibilités offertes par un ERP. Votre entreprise en sortira grandie, plus efficace et mieux préparée pour l’avenir. Ne laissez pas la technologie vous passer sous le nez, c’est le moment de passer au niveau supérieur !
Pour essayer gratuitement Dolibarr ERP/CRM pendant 15 jours, n’hésitez pas à utiliser notre formulaire d’inscription ici : Ma Gestion Cloud !
Si cet article vous a plu, si vous connaissez des entreprises, des gérant.e.s qui galèrent un peu avec leur gestion, envoyez leur ce lien 😉 vous ferez des heureux qui dormirons mieux et vous remercierons !
A très bientôt chez Aplose.
Olivier.